Organisationsvalidering för VMC: Förklaring av dokumentationskraven

Organisationsvalidering är ett viktigt steg i VMC-processen, som säkerställer att endast legitima företag kan visa sina logotyper i e-postklienter. Certifikatutfärdare (CA) använder denna process för att verifiera ditt företags juridiska existens, identitet och behörighet att använda den varumärkesskyddade logotypen, vilket skyddar mot bedrägeri och missbruk.

• Dokument för företagsregistrering: Tillhandahåll officiella dokument som styrker organisationens juridiska existens, t.ex. ett registreringsbevis, en företagslicens eller registrering hos en myndighet.
• Verifiering av aktiv status: CA kommer att kontrollera att ditt företag är aktivt och har god status. Detta kan kräva aktuella årsredovisningar, skattedeklarationer eller ett intyg om god status från din lokala myndighet.
• Bekräftelse av fysisk adress: Skicka in bevis på din organisations fysiska adress, till exempel en ny elräkning, kontoutdrag eller myndighetskorrespondens. Adressen måste matcha dina företagsregistreringsposter.
• Identifiering av behörig firmatecknare: Identifiera den person som är behörig att begära VMC på uppdrag av din organisation. Detta kan kräva ett notariserat auktoriseringsbrev, styrelsebeslut eller annan officiell dokumentation.
• Bevis på domänägarskap: Visa att du har kontroll över den domän som VMC begärs för. Detta görs vanligtvis via e-postverifiering, DNS TXT-post eller uppladdning av en fil till din webbplats enligt CA:s anvisningar.
• Dokumentation av varumärke: Tillhandahåll ett certifikat eller officiellt register över ditt registrerade varumärke och se till att logotypen matchar varumärket exakt.

• Organisationsschema eller struktur: För komplexa organisationer kan det krävas ett diagram som visar moder-, dotter- eller filialförhållanden, särskilt om varumärket ägs av en annan enhet.
• Licensavtal: Om din organisation inte är den direkta varumärkesinnehavaren ska du lämna in ett formellt licensavtal som ger rätt att använda varumärket för VMC-ändamål.
• Bevis på kvalitetskontroll: För licensierade märken, inkludera dokumentation som visar varumärkesägarens tillsyn och bestämmelser för kvalitetskontroll.

• Felaktig information: Se till att alla inlämnade dokument använder samma juridiska namn och adress som dina varumärkes- och domänregister.
• Utgångna eller ofullständiga dokument: Lämna endast in aktuella, officiella dokument - inaktuella eller saknade dokument kan försena godkännandet.
• Oklar auktorisation: Identifiera och dokumentera tydligt den person som är behörig att agera för din organisation i VMC-processen.